Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Office Manager
Opis
Text copied to clipboard!
We are looking for izkušenega in organiziranega Office Managerja, ki bo prevzel odgovornost za učinkovito delovanje naše pisarne. Kot ključni član naše ekipe boste odgovorni za zagotavljanje nemotenega poteka vsakodnevnih administrativnih in operativnih nalog, koordinacijo med različnimi oddelki ter zagotavljanje podpore vodstvu podjetja. Vaša vloga bo ključna pri ustvarjanju pozitivnega delovnega okolja, optimizaciji procesov in zagotavljanju visoke ravni zadovoljstva zaposlenih.
Vaše naloge bodo vključevale upravljanje pisarniških prostorov, naročanje in vzdrževanje pisarniškega materiala, koordinacijo sestankov in dogodkov ter zagotavljanje, da so vsi administrativni postopki izvedeni pravočasno in učinkovito. Prav tako boste odgovorni za komunikacijo z zunanjimi partnerji, dobavitelji in strankami, kar zahteva odlične komunikacijske sposobnosti in profesionalen pristop.
Kot Office Manager boste tudi skrbeli za upravljanje dokumentacije, arhiviranje pomembnih dokumentov in zagotavljanje skladnosti z internimi pravilniki ter zakonodajo. Vaša naloga bo tudi spremljanje stroškov pisarne, priprava poročil in sodelovanje pri načrtovanju proračuna za administrativne potrebe podjetja.
Poleg tega boste odgovorni za podporo pri zaposlovanju novih sodelavcev, organizacijo uvajanja novih zaposlenih ter zagotavljanje, da imajo vsi zaposleni dostop do potrebnih informacij in virov za učinkovito opravljanje svojega dela. Vaša sposobnost reševanja težav, prilagodljivost in proaktivnost bodo ključnega pomena za uspešno opravljanje te vloge.
Pričakujemo, da boste imeli odlične organizacijske sposobnosti, sposobnost večopravilnosti in učinkovitega upravljanja časa. Prav tako je pomembno, da ste sposobni delati samostojno, prevzemati pobudo in sprejemati odločitve v skladu s cilji podjetja. Vaša sposobnost vzpostavljanja in vzdrževanja pozitivnih odnosov z zaposlenimi, vodstvom in zunanjimi partnerji bo ključnega pomena za uspeh na tem delovnem mestu.
Če ste oseba, ki uživa v dinamičnem delovnem okolju, ima odlične komunikacijske sposobnosti in želi prispevati k uspehu podjetja z učinkovitim upravljanjem pisarniških procesov, vas vabimo, da se pridružite naši ekipi. Ponujamo vam priložnost za osebni in profesionalni razvoj, delo v prijetnem kolektivu ter konkurenčno plačilo, ki ustreza vašim izkušnjam in sposobnostim.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organizacija in koordinacija vsakodnevnih pisarniških dejavnosti
- Naročanje in upravljanje pisarniškega materiala ter opreme
- Koordinacija sestankov, dogodkov in poslovnih potovanj
- Vzdrževanje in arhiviranje dokumentacije ter zagotavljanje skladnosti z internimi pravilniki
- Komunikacija z zunanjimi partnerji, dobavitelji in strankami
- Priprava poročil in spremljanje stroškov pisarne
- Podpora vodstvu podjetja pri administrativnih nalogah
- Organizacija uvajanja novih zaposlenih in zagotavljanje potrebnih virov
- Vzdrževanje pozitivnega delovnega okolja in reševanje konfliktov
- Optimizacija administrativnih procesov in postopkov
Zahteve
Text copied to clipboard!- Dokazane izkušnje na področju administracije ali vodenja pisarne
- Odlične organizacijske in komunikacijske sposobnosti
- Sposobnost večopravilnosti in učinkovitega upravljanja časa
- Poznavanje pisarniških programov (MS Office, Google Workspace)
- Samostojnost, proaktivnost in sposobnost reševanja težav
- Poznavanje osnov računovodstva in priprave proračunov
- Sposobnost vzpostavljanja in vzdrževanja pozitivnih odnosov
- Odlične sposobnosti pisnega in ustnega izražanja v slovenskem in angleškem jeziku
- Diskretnost in zaupnost pri delu z občutljivimi informacijami
- Prilagodljivost in sposobnost dela v dinamičnem okolju
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kako bi opisali svoje izkušnje z vodenjem pisarne?
- Kako se spopadate s stresnimi situacijami in več nalogami hkrati?
- Kateri pristopi vam pomagajo pri učinkovitem upravljanju časa?
- Kako bi ravnali v primeru konflikta med zaposlenimi?
- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem proračuna in stroškov pisarne?
- Kako zagotavljate zaupnost in diskretnost pri delu z občutljivimi informacijami?
